A modul főbb funkciói

Fontos figyelmeztetés!

A telepítést követően a megfelelő beállítások ellenőrzése az ügyfél feladata és felelőssége! Az általa használt Áfa kulcsok megfelelő beállítása és használata, a partner és termék adatok megfelelő beállítása és használata és a kiállított számlák adattartalmának ellenőrzése és a NAV adatszolgáltatás válaszüzeneteinek ellenőrzése! A hibás beállításokból vagy a szabálytalanul kiállított számlákból eredő károkért felelősséget nem tudunk vállalni! A program hibájából keletkezett esetleges károkért felelősség biztosítással rendelkezünk!

Telepítés és beállítások

A modult üres Odoo rendszerre javasolt telepíteni, mert az eredeti l10n_hu modult is felül kell írni. Amennyiben a rendszerre már telepítve volt az eredeti l10n_hu modul, úgy a telepítésben mindenképpen kérje a segítségünket.

A modul telepítése előtt javasolt beállítani a céges adatokat a Beállítások / Felhasználók és Vállalatok / Vállalatok alatt, így a telepítő automatikusan be tud állítani az alapján különböző szükséges dolgokat.

Ezután a modul kétféleképpen is telepíthető:

1. A számlázás vagy könyvelés modul telepítése után a Számlázás (vagy Könyvelés) / Konfiguráció menüpontban a Magyarország csomag kiválasztásával. (Amennyiben az előző lépésben a vállalat beállításokat megfelelően megcsináltuk, úgy automatikusan telepítődik és beállítódik a Magyarország csomag.)
   
   
2. Az l10n_hu csomag telepítésével, mely az összes szükséges függőséget telepítni magával.

A telepítés után az alábbi beállításokat szükséges ellenőrizni:

1. Magyar adószám (és ha van csoportos adószám) beállítása a Beállítások / Felhasználók és Vállalatok / Vállalatok alatt, mivel a telepítés előtt még a rendszer nem ismerte a magyar adószámot. Ugyanitt a NAV adatszolgáltatás egyből bekapcsolható és beállítható.
   
   NAV adatszolgáltatás beállítások:
   - Felhasználónév, Jelszó, Aláírókulcs és Cserekulcs a NAV rendszerében hozható létre. Erről bővebben itt lehet olvasni.
   - Üzemmód: Éles adatszolgáltatás vagy Teszt üzemmód választható, megy a NAV éles vagy teszt rendszerét jelenti.
   - Ne küldjük be a NAV-nak a számlákat. KIZÁRÓLAG TESZTELÉSRE!: Kizárólag tesztelésre és hibakeresésre használható mert ha be van kapcsolva, a rendszer nem küldi be automatikusan a számlákat.
   - Adófizető név betöltés: Az adószám alapján a rendszer a cégjegyzékben tárolt rövid vagy hosszú nevet tudja használni.
   - Tartsa meg a kézzel beállított partner nevet: Ha ezt bekapcsoljuk, a rendszer nem módosítja a partner nevét a cégjegyzék alapján. A használata nem javasolt!
   - Ne ellenőrizze az adószámot: Ha ezt bekapcsoljuk, a rendszer nem ellenőrzi az adószámot és bármit elfogad. A használata nem javasolt! Bizonyos esetekben lehet rá szükség, pl. ha a NAV rendszere hosszú ideig nem elérhető és mégis szeretnénk számlát kiállítani. Partner létrehozásakor is ez alapján ellenőrzi a cégadatokat.
   - Import alapértelmezett számla: Alapértelmezett főkönyvi szám a bejövő számlák NAV-tól való letöltéséhez.
   
   
   
   
2. Dokumentum elrendezés konfigurálása a Beállítások / Általános beállítások / Vállalatok részben
   
   - Legfontosabb a vállalat adatainál az adószám beállítása!
   - Elrendezésben a Modern elrendezést javasolt használni! A többi is a magyar szabályoknak megfelelően működik, de bizonyos információk hiányoznak róla.
   - Betűtípusból az Open Sans-t javasoljuk, hogy a mező címkék a számla képen a leg áttekinthetőbben nézzenek ki.
   - A többi beállítást igény szerint lehet megtenni.
   
   
3. Mértékegységek, fizetési módok és kerekítések átnézése. Szükség szerinti bővítése. A Mértékegységeken és a Fizetési módokon is megjelenik egy kötelező mező, ami a NAV felé való adatszolgáltatás módját kezeli.
   
   
4. Tizedes pontosság HUF pénznem esetében. Alap beállításban 2 tizedesig, tehát 1 fillérig kezeli a rendszer. Javasoljuk a fillérek kikapcsolását, mert a gyakorlatban nincs szükség rá viszont nehezebben olvasható összegeket fogunk kapni teljesen feleslegesen és nagyon zavaróan.
   
   
5. Áfa kulcsok ellenőrzése és szükséges beállítása a Számlázás (vagy Könyvelés) / Konfiguráció / Könyvelés / Adók alatt a használni kívánt áfa kulcsok alapján. Magyarországon általánosan használatos áfakulcsok telepítésre kerültek, de az ellenőrzésük a felhasználó felelőssége! Az Áfa kulcsokon lehet beállítani a NAV adatszolgáltatással kapcsolatos adatokat is és minden előre telepített áfakulcs tartalmaz egy törvényi hivatkozást és a megfelelő használathoz. A beállítások módosításához javasoljuk hogy kérje segítségünket.
   
   
6. A szükséges pénznemek bekapcsolása és az Árfolyam szinkronizálás beállítása. A szabályos Magyar számlázáshoz használja az MNB árfolyam szinkronizáló modulunkat.

Partner adatlap és Partner adatok

A partner adatlapon amennyiben Vállalat típusú partnert választunk és az ország Magyarország, úgy az eredeti adószám mező megváltozik és külön Adószám, Csoportos adószám, Közösségi adószám és Cégjegyzékszám mezők jelennek meg.

Új cég létrehozásakor elegendő a Magyarország kiválasztása után a adószámot megadni a zöld kerek nyíl megnyomásával (vagy az adatlap mentésével) a többi adatot automatikusan kitölti a NAV rendszerében tárolt cégadatok alapján.

Amennyiben a cég csoportos áfa alany, úgy a Csoportos adószám első 8 számjegye is kitöltésre kerül, de a rendszer figyelmeztet hogy állítsuk be a pontos adószámot. A NAV rendszere sajnos a Csoportos adószámnak csak az első 8 számjegyét ismeri, így a teljes adószám nem tölthető be onnan.

Amennyiben az ügyféllel kötöttünk Gyűjtőszámla megállapodást, úgy itt a partner adatlapon lehet ezt bekapcsolni, ezután a rendszer ennek az ügyfélnek lehetővé teszi Gyűjtőszámla kiállítását. Javasolt a gyűjtőszámla megállapodást csatolt fájlként a partnerhez hozzáadni.

Számla mezők és számla kiállítás

Számla kiállítás az Odoo-ban lévő összes módon történhet, a Magyar számlázás modul ezt nem befolyásolja, annyit módosít rajta hogy a számla kiállításakor az összes szükséges adat meglétét ellenőrzi és figyelmeztet ha valami nem megfelelő, amennyiben a NAV adatszolgáltatás be van állítva az adószám érvényességét is ellenőrzi és céges partner esetében az összes adatát.

Új vagy áthelyezett mezők a Magyar számlázás modulban:

• A számla közvetített szolgáltatást tartalmaz: Ha ezt bepipáljuk, akkor fel lesz tüntetve a számlán, lehet majd szűrni rá és a könyvelő modul is figyelembe veszi.
• Esedékesség napja: Csak akkor állítható be, ha nincsen kiválasztva Fizetési feltétel. Ebben az esetben mindig átutalásos számla készül a kiválasztott dátum szerinti fizetési határidővel.
• Tervezett árfolyam: Amennyiben nem Ft alapú számlát állítunk ki, úgy a számla tervezeten mutatja hogy milyen árfolyamot fog alkalmazni. Ezt többek között a teljesítés időpontja határozza meg. Lehetőség csak egy számlán egy külön szerződésben meghatározott speciális árfolyamot is alkalmazni, azt a Egyéb információk fül Rögzített árfolyam mezőjében lehet beállítani.
• Bankszámlaszám: Átkerül a fejlécbe az Egyéb információk lapról, hogy könnyebben hozzáférhető legyen. Amennyiben a számla pénznemét állítjuk, úgy a Bankszámlaszám automatikusan beállítódik az első olyan pénznemben lévő bankszámlaszámra. A bankszámlaszám természetesen módosítható.
• Egyedi mezők az Egyéb információk fülön: Lehetőség van 3 teljesen egyedi mező megadására úgy hogy a mező neve és értéke is beállítható. Ezt jellemzően a vevők szokták kérni hogy valamilyen azonosítójukat vagy szerződésszámot, stb. jelenítsünk meg a számlán. Automatizmussal beállítható hogy a CRM-ből, Értékesítésből vagy bárhonnan átvegyen adatokat és beállítsa a számla készítésekor.
• Amennyiben a beállításokban bekapcsoljuk az Ügyfél címei opciót, úgy az Ügyfél alatt külön megadható a Szállítási és Számla küldési cím is, mely a Modern számlakép esetében külön megjelenik így könnyebb a számla postázása ha pl. a számlat egyből az ügyfél könyvelőjének kell címezni.
• A Kapcsolódó számlák fülön lehet majd nyomon követni ha egy számla kapcsolódik más számlákkal (Előleg számlák, Helyesbítő számlák, Végszámla ha van, Eredeti számla ha ez már egy helyesbítő, stb.)
• A NAV fülön lehet nyomon követni a NAV adatszolgáltatás állapotát és az esetleges adatszolgáltatási hibaüzeneteket. Speciális jogosultsággal itt jelennek meg az NAV kommunikációt vezérlő gombok, hiba esetén ennek használatában javasoljuk hogy kérje a segítségünket, melyhez támogatási csomagok vehetők igénybe, melyről itt tájékozódhat: Odoo támogatási csomagok. Támogatási csomag esetében lehetőség van beállítani, hogy hibás NAV adatszolgáltatás esetében az Odoo automatikusan értesítsen minket és egyből elkezdhessük a hiba nyomozását és kezelését.

Gyűjtőszámla

Amennyiben a felek között rendszeres, hasonló ügyletek vannak, a gyűjtőszámla lehetőséget biztosít hogy ne kelljen minden egyes ügyletet egyesével számlázni, hanem egyszerűsítve egy összefoglaló gyűjtőszámla formájában kerüljön kiszámlázásra.

A számlakibocsátási kötelezettségnek eleget kell tenni a teljesítés napján, de legkésőbb az attól számított észszerű időn belül. A nem azonos napon teljesített ügyletekről gyűjtőszámla csak akkor bocsátható ki, ha annak alkalmazásáról a felek előzetesen megállapodtak.

Gyűjtőszámla kibocsátására akkor kerülhet sor, ha az adóalany ugyanannak a szervezetnek, személynek több számlakibocsátásra jogalapot teremtő ügyletet teljesít

• a teljesítés napján egyidejűleg, (önállóan dönthet értékesítő) illetve
• az adott naptári hónapban illetve a rá vonatkozó adó-megállapítási időszakban (kell előzetes megállapodás).

Az azonos teljesítési napon megvalósult ügyletek tekintetében a gyűjtőszámla kibocsátásáról külön megállapodás nélkül is dönthet a számla kibocsátója.

A nem azonos napon teljesített ügyletekről gyűjtőszámla csak akkor bocsátható ki, ha a gyűjtőszámla alkalmazásáról a felek előzetesen megállapodtak.

A számlaadási kötelezettség a teljesítés napján, de legkésőbb attól számított ésszerű időn belül teljesítendő.

Gyűjtőszámla legfeljebb naptári hónapról, illetve a számlakibocsátásra kötelezett adó-megállapítási időszakának teljesítéséről bocsátható ki. Gyűjtőszámla – a felek megállapodásának függvényében – naptári hónapnál illetve a számlakibocsátásra kötelezett adó-megállapítási időszakánál rövidebb időszakra vonatkozóan (pl. havi bevalló esetén egy hetes időszakokra) is kibocsátható.

Amennyiben a számlakibocsátásra kötelezett nem havi bevalló, az általa kibocsátott gyűjtőszámla csak akkor vonatkozhat egy naptári hónapnál hosszabb időszakra, illetve az egyik naptári hónapban kezdődő és a másik naptári hónapban befejeződő időszakra, ha a gyűjtő számla nem tartalmaz:

• ha az Áfa tv. 89. §-a szerinti, vagyis adómentes Közösségen belüli termékértékesítést és
• olyan szolgáltatásnyújtást, amelyeknek a teljesítési helyét az igénybe vevő adóalany gazdasági célú letelepedési helye határozza meg, és a Közösség másik tagállamában teljesül.

Bővebb információért tájékozódjon a könyvelőjénél vagy a http://www.nav.gov.hu weboldalon!

Ügyfél beállítás

A Partner adatlap és Partner adatok részben leírtak alapján kell az Ügyfélen beállítani ha kötöttünk vele Gyűjtőszámla megállapodást. Ez előfeltétele hogy az ügyfélnek Gyűjtőszámlát állíthassunk ki.

Gyűjtőszámla kiállítása

Ha olyan ügyfélnek állítunk ki számlát, akinél beállítottuk a gyűjtőszámla megállapodást, akkor a számla fejlécében bekapcsolható hogy ez a számla gyűjtőszámla legyen.

Amennyiben gyűjtőszámlát készítünk, a számla fejlécében a teljesítés idpontja nem módosítható, automatikusan a tételek szerinti utolsó időpontot használja, a számla tételekben viszont megjelenik 2 új oszlop:

• Időszak kezdete: Opcionális mező. Ha ezt megadjuk, nem csak egy teljesítés időpontja lesz feltüntetve a számlán, hanem egy időszak.
• Teljesítés időpontja / Időszak vége: Kötelező mező, a gyűjtőszámla minden tételénél kötelező megadni.

Egy számlán minden időpontnak ugyanabban a hónapban kell lennie és a sorokban az időszak kezdete mindíg korábbi kell hogy legyen mint az időszak vége. Ezeket az Odoo ellenőrzi és nem engedi jóváhagyni a számlát ha nem megfelelőek a megadott időpontok.

Korlátozások

Az Odoo jelenleg csak Forint alapú gyűjtőszámla kiállítására alkalmas. Más pénznemben kiállított gyűjtőszámlán tételenként eltérő árfolyammal kell számolni, ami az Áfa összesítőt és a NAV adatszolgáltatást is érinti. Dolgozunk ennek a megoldásán, hamarosan frissítjük a modult.

Sztornó és Nullára helyesbítő számla

A Sztornó számla az eredetivel megegyező módon működik, annyi kivétellel, hogy Sztornó számla csak fizetetlen számlákra készíthető. Amennyiben egy számlára lett rögzítve kifizetés, úgy azt vagy vissza kell vonni (leginkább csak akkor ha téves volt), vagy Nullára helyesbítő számlát lehet már csak kiállítani. A Nullára helyesbítő számla számla számvitelileg megegyezik a Sztornó számlával.

A számla nézetben a felső gombok között automatikusan jelenik meg a Sztornó vagy Nullára helyesbítő gomb.

Helyesbítő számla

Helyesbítő számla bármilyen kiállított számlához készíthető, függetlenül a kifizetés állapotától.

A helyesbítő számlára automatikusan rákerül ez eredeti számla összes tétele 0 mennyiséggel a Helyesbített tételek szekcióba és a tételek mögé közvetlenül egy megjegyzés sor, ami tartalmazza az eredeti tétel adatait.

A mennyiségekbe a korrekció mennyiségét kell megadni, amit nem akarunk módosítani azt 0 mennyiséggel kell hagyni, de célszerűbb kitörölni az egész sort hogy a számlán ne jelenjen meg. Tehát ha pl. valamiből 5 db-ot számláztunk és 4 db-ra kéne módosítani, akkor -1 db-al kell a mennyiséget felvenni.

Ha újabb tétel is kerülne a számlára ami az eredetiről lemaradt, akkor az az Új tételek szekcióba vehető fel.

Amennyiben egy számlát már helyesbítettünk korábban és most újra helyesbítjük, úgy a telek között megjelenik az összes helyesbítés és az helyesbítőn felvett újabb tételek is.

A számlákon a Kapcsolódó számlák fülön lehet látni a számlához készített összes helyesbítő számlát.

Díjbekérő és Előleg számla

A szabályos Magyar díjbekérő nem az eredeti Pro-Forma bekapcsolásával történik (azt TILOS bekapcsolni!), hanem az l10n_hu_proforma modul telepítésével.

Díjbekérő készíthető az ajánlatból és önállóan is. Ajánlatnál csak olyan fizetési módnál jelenik meg a díjbekérő gomb (jellemzően az átutalásos fizetési módok), aminél be van kapcsolva hogy díjbekérő készülhet. A díjbekérő automatikusan folyamatos sorszámozású, mint egy számla, a sorszámok között beállítható.

Az ajánlatból készített díjbekérő esetében lehetőségünk van megadni %-ban vagy fix összegben hogy milyen összegű díjbekérők akarunk kiállítani. A díjbekérő ugyanúgy elküldhető emailben mint a számla.

Díjbekérőre lehetséges a beérkezett fizetés rögzítése, ekkor a díjbekérő alapján automatikusan kiállítódik az Előleg számla ami az Díjbekérőn is látható utána. Ez a funkció jelenleg csak a Díjbekérőn lévő befizetés rögzítése funkcióval működik. A Bank és Pénztár párosításnál még nem (hamarosan fog), addig először a befizetést kell rögzíteni és csak utána párosítani a Bank/Pénztár tétellel.

A Díjbekérők utólag megtalálhatóak és kezelhetőek az Ajánlatokon is, de a Számlázás (vagy Könyvelés) / Ügyfelek / Díjbekérők menüpont alatt is.